El modelo de proyecto Phase-Gate

o la gestión de proyectos de diseño en pocas palabras en industrias organizadas o reguladas

Basado en el proceso de desarrollo de productos, normalmente llamado "proceso de fases", “modelo de puerta" o "modelo de compuerta de fase"es una aplicación práctica de la Modelo V.

Por lo general, impulsado por el Director de proyectosEl concepto principal es que cada fase termina con una revisión formal (la "puerta") por parte de un comité directivo antes de que se autorice al proyecto a pasar a la siguiente fase. Los parámetros típicos que revisa el comité directivo son

• planificación inicial y actualizada
• presupuesto inicial y actualizado del proyecto, así como estado actual y ROI
• coste de fábrica del producto inicial y actualizado
• riesgos de los proyectos y cambios en el mercado.

Las industrias con más requisitos legales incluirán una revisión estricta de algunos de los documentos obligatorios del proyecto que se enumeran a continuación y las validaciones y firmas asociadas.

Consejo#1: dependiendo de la industria o las necesidades exactas, las empresas dividirán o colapsarán varias fases, normalmente de 4 a 1+6 fases.

Consejo#2: por experiencia, las empresas más eficientes tienen una persona dedicada, normalmente relacionada con el equipo de calidad, que revisa los entregables del proyecto de acuerdo con el manual de calidad antes de cualquier puerta... asegurando o aconsejando a los equipos o al director del proyecto sobre cualquier desajuste con las normas propias de la empresa. Para mantener una visión fresca e independiente, esa persona debe ser externo al equipo de desarrollo diario.

El ejemplo siguiente incluye 1+4 fases, pero también se describirán otras posibilidades

• las puertas (puertas azules arriba): Son revisiones obligatorias y planificadas del proyecto. Su misión es validar la finalización de la Fase anterior para poder iniciar la siguiente. Los miembros típicos son. Es importante entender que un proyecto puede (y debe) detenerse, debido a razones del proyecto (costes demasiado elevados, plazo de entrega...) o a razones externas (cambio de mercado, nuevo competidor, adquisición...)
• el equipo(s): El tamaño de los equipos implicados se indica básicamente en verde. Incluye no sólo el equipo obvio que interviene en esa fase (por ejemplo, los diseñadores en la "fase de diseño"), sino también otros equipos que deben participar de antemano (por ejemplo, los compradores ya en la fase #1 o los diseñadores de la planta en la fase #2)

Una plantilla de proyecto de empresa debe incluir y enumerar una selección de los documentos que se enumeran a continuación en cada fase

Fase 0: estudio de mercado y viabilidad general

El proyecto no ha realmente ya ha comenzado. Aunque debería estar un poco formalizado y bajo cierto control, la mayoría de las empresas dejan que los equipos de marketing o de I+D avanzada busquen libremente en cualquier dirección en esta etapa, en orden no a escribir un proyecto para estudiar un proyecto o viabilidad de la viabilidad.

• Análisis de mercado
• viabilidad general
• especificaciones generales y funciones principales
• proyecto Análisis de riesgos
• Objetivos de costes de fábrica y de mercado completos
• Retorno de la inversión, gama y beneficios para la empresa
• Planificación general

Fase 1: Inicio del proyecto y definición de las necesidades

• Análisis funcional y especificaciones funcionales
• definición del equipo (RACI), asignación de recursos y representante del cliente
• planificación y estructura detallada del proyecto
• patente y análisis de IP (existentes y posibles)
• fundamentos de la producción y preselección de proveedores

Fase 2: diseño

• especificaciones técnicas detalladas
• diseño estético y estudios de concepto
• iteraciones en:
  • maquetas y prototipos
  • diseño y archivos CAD del prototipo
  • pruebas y verificaciones
• Verificación funcional
• Análisis de riesgos y FMEA de productos
• congelación del diseño
• selección de proveedores
• definición de la producción (herramientas ...)
• Validaciones de muestras iniciales - Inspección del primer artículo (FAI)
• instalación de herramientas
• Instrucciones de uso (IFU)

Nota: esta fase de diseño se divide con frecuencia en una fase de maqueta o prototipo, separada de la fase de diseño, para identificar dónde se realizan las pruebas y búsquedas, del tiempo de diseño final en el que no se busca (debería) ningún concepto nuevo

Fase 3: industrialización

• instrucción y formación de operadores
• funcionamiento piloto / lote piloto y funcionamiento en serie
• validación del proceso
• validación de la usabilidad
• Validación de productos
• homologaciones (si procede)
• plan de marketing y formación de recursos de ventas
• política de mantenimiento y documentos asociados (idealmente parte de una fase anterior)

Notas: esta fase suele ir precedida de

• mediante una fase de homologación específica, con el fin de separar claramente las funciones y la validación independiente o externa. Industrias militar, automovilística o médica
• por una fase de preindustrialización cuando el producto final integra subconjuntos procedentes de diversas fuentes o proveedores

Fase 4: Lanzamiento del producto y respuesta del mercado

• aumento del volumen de producción
• inicio del periodo de supervisión: la mayoría de las empresas mantienen abierto el proyecto durante un cierto periodo de tiempo (¿6 meses?) para tener los primeros comentarios del mercado, las primeras mejoras de producción si son necesarias, o las primeras fallos de diseño corregido
• (¿Corrección de errores menores o mejora del producto?)

Notas

• Hay que definir la duración del periodo, para no mantener el proyecto abierto para siempre, liberar los recursos y congelar los costes y las conclusiones. Corto si los volúmenes son grandes y el bucle de retroalimentación-corrección es rápido (típico: software) o largo si los volúmenes son menores o si se necesita tiempo para recuperar el producto del mercado y corregirlo o se requiere una gran revalidación
• este periodo no debe utilizarse para diseñar nuevos productos o variantes. Iniciar un nuevo proyecto en tal caso
• la revisión de la puerta es más bien una revisión global del proyecto y del mercado, ya que todos los costes y esfuerzos ya se han gastado; aunque no debe subestimarse, ya que es la principal fuente de mejoras globales de la empresa, retroalimentación de los productos y lecciones aprendidas ... por lo que como posiblemente un nuevo proyecto de inicio 🙂

Lecturas y métodos complementarios

• Gestión ágil de proyectos: Melé, Kanban, Lean
• Método del camino crítico (MPC): Diagramas de red, gráficos PERT
• Gestión de riesgos: Matrices de evaluación de riesgos, simulaciones Monte Carlo
• Gestión de la calidad total (TQM): Procesos de mejora continua, Seis Sigma
• Gestión de las partes interesadas: Análisis de las partes interesadas, estrategias de compromiso
• Asignación y optimización de recursos: Nivelación de recursos, Gestión de proyectos de cadena crítica
• Gestión del cambio: Modelo ADKAREl proceso de 8 pasos de Kotter
• Gestión de la cartera de proyectos (PPM): Cuadros de mando integral, Análisis de carteras
• Ingeniería del valor: Análisis funcional, Análisis coste-beneficio
• Gestión del valor ganado (EVM): Líneas de base de medición del rendimiento, Análisis de desviaciones

Todos los métodos anteriores pueden complementar el modelo de proyecto Phase-Gate proporcionando marcos alternativos, mejorando aspectos específicos como la gestión de riesgos o la asignación de recursos, e incorporando estrategias de mejora continua y participación de las partes interesadas.